Zwrot kosztów noclegu pracownikom a przychód

Rodzaj dokumentu
interpretacja indywidualna
Sygnatura
IPPB2/415-456/12-2/AK
Data
2012.07.20

Autor
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Istota interpretacji
1. Czy zwrot przedstawicielom handlowym wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem pracy na noclegi w hotelach Spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, natomiast za zwrot pozostałych wydatków w postaci kosztów za przejazd (paliwo, opłaty przejazdowe i parkingowe) samochodami służbowymi po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Czy w przypadku zaliczenia do przychodów pracownika wydatków na hotele pracownik może korzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt. 19 z uwzględnieniem ust. 14 art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?2. Czy koszty pobytu w miejscowości siedziby pracodawcy (innej niż miejsce zamieszkania i pracy przedstawicieli i innych pracowników) pokryte przez pracodawcę stanowić będzie dochód podatkowy pracownika?


INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 10.05.2012 r. (data wpływu 16.05.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika z tytułu finansowania przez pracodawcę wydatków ponoszonych przez przedstawicieli handlowych związanych z wyjazdami służbowymi nie będącymi podróżą służbową – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16.05.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika z tytułu finansowania przez pracodawcę wydatków ponoszonych przez przedstawicieli handlowych związanych z wyjazdami służbowymi nie będącymi podróżą służbową.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prawa handlowego, prowadzi działalność gospodarczą na terenie całego kraju poprzez kilka oddziałów produkcyjno - dystrybucyjnych, kilkadziesiąt hurtowni i sklepów.

Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych. Przedstawiciele handlowi są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, w której jako miejsce świadczenia pracy jest wskazany obszar kilku województw lub region całego kraju. Tego typu zapis wiąże się z faktem, że osoby te w sposób stały świadczą pracę poza siedzibą Spółki, a wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw (terenie kraju), w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie traktowała jako podróży służbowej (delegacji). Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponoszą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych im obowiązków. Wydatki te głównie dotyczą kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego, czy tez opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy są potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę, jako na nabywcę lub paragonami. Po przedłożeniu ww. dokumentów księgowych i na ich podstawie spółka dokonuje zapłaty za faktury przelewem bądź w sporadycznych przypadkach dokonuje pracownikom zwrotu całości równowartości poniesionych przez nich wydatków (paragon, faktura).

Pracownicy Spółki, którzy w umowach o pracę jako miejsce świadczenia pracy mają wskazany określony region (kilka województw), świadczą w sposób stały pracę poza siedzibą Spółki, nie będąc w podróży służbowej. Zatem, wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw, w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie traktuje jako podróży służbowej (delegacji) i w związku z tym nie wypłaca diet.

Dodatkowo raz w miesiącu lub w innych odstępach czasowych odbywają się w siedzibie firmy lub w oddziale narady handlowe na których rozliczane są wyniki sprzedaży całej firmy oraz omawiane plany i działania na przyszłość. W naradach handlowych może brać udział przedstawiciel Zarządu, Dyrektor Handlowy, Regionalni Kierownicy Sprzedaży, oraz inni pracownicy firmy w zależności od omawianych tematów na naradach.

Po naradach handlowych odbywają się również raz w miesiącu narady handlowe na szczeblu regionów w których bierze udział Regionalny Kierownik Sprzedaży oraz podlegli Jemu przedstawiciele handlowi.

Również w przypadku narad handlowych na szczeblu całej firmy jak i narad w rejonach część pracowników korzysta z noclegów, ponieważ odbywają się one w znacznych odległościach od ich miejsca zamieszkania. Terminy narad ustalane są przez kierownictwo firmy i pracownicy zobowiązani brać w nich udział nie decydują samodzielnie o terminie i miejscu noclegu.

W sytuacji gdy pracownicy będą wykorzystywali samochody będące własnością Spółki do wykonywania określonych czynności (zadań służbowych) w imieniu i na rzecz Spółki i Spółka dokona zwrotu kosztów za przejazd (paliwo, opłaty przejazdowe i parkingowe) pracownicy nie uzyskają przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych Tym samym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot kosztów za przejazd samochodem służbowym (paliwo opłaty przejazdowe i parkingowe) nie skutkuje po stronie pracownika powstaniem przychodu z tego tytułu. Tym samym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

    Czy zwrot przedstawicielom handlowym wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem pracy na noclegi w hotelach Spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, natomiast za zwrot pozostałych wydatków w postaci kosztów za przejazd (paliwo, opłaty przejazdowe i parkingowe) samochodami służbowymi po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych... Czy w przypadku zaliczenia do przychodów pracownika wydatków na hotele pracownik może korzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 z uwzględnieniem ust. 14 art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
    Czy koszty pobytu w miejscowości siedziby pracodawcy (innej niż miejsce zamieszkania i pracy przedstawicieli i innych pracowników) pokryte przez pracodawcę stanowić będzie dochód podatkowy pracownika...

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Stosownie do treści art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Z przepisu tego wynika, że podróż służbowa powinna być poza stałe miejsce pracy. Podróże w ramach miejsca pracy stanowią zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych, wobec czego nie są uznawana za podróże służbowe. Dzieje się tak między innymi w przypadku pracowników, którzy jako miejsce pracy mają określony cały kraj, czy dany region.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że pokrycie przez pracodawcę kosztów noclegu pracownika powoduje powstanie u niego przychodu. Nie musi to jednak być przychód opodatkowany.

W art. 21 u.p.d.o.f. przewidziano szereg zwolnień przedmiotowych, z których dwa należy przeanalizować, czy znajdują zastosowanie w omawianej sytuacji.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f. wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów)

Innym zwolnieniem, które mogłoby mieć zastosowanie jest zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

    przepisy te stwierdzają między innymi, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów noclegu. W omawianym stanie podróżą służbową będzie wyjazd pracownika poza jego miejsce pracy - region do innego miejsca poza regionem z wyłączeniem siedziby Spółki.

Wówczas, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Skoro więc w sytuacji określonej w pytaniu pracownicy przebywają w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy - nie mamy do czynienia z podróżą służbową, a tym samym nie możemy korzystać z omawianego zwolnienia.

Powyższe powoduje, że jeżeli nie będzie miało zastosowanie przedstawione wyżej zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f., pokryty przez pracodawcę koszt pobytu pracownika w miejscowości, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy stanowić będzie podlegający opodatkowaniu przychód pracownika.

Mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony we wniosku oraz powołany wyżej stan prawny stwierdzić zatem należy, iż świadczenie z tytułu zwróconych kosztów za nocleg stanowi dla pracownika - niebędącego w podróży służbowej - przychód, który nie korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nadmienić jednak należy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Stosownie natomiast do ust. 14 art. 21 ustawy zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Zatem wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę w związku z zapewnieniem pracownikom noclegu może korzystać ze zwolnienia przy zachowaniu warunków i w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla pytania numer 1 oraz pytania nr 2.

Wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury - zwróconego pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość ww. świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej ewentualnie w wysokości nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy - Spółka ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012, poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Źródło:

http://sip.mf.gov.pl/sip/sip/index.php?p=1&;i_smpp_s_dok_nr_sek=314365&i_smpp_s_strona=2